Abiplaner - Gemeinsam organisieren wir euren Abiball

Ihr sucht Sponsoren die euch bei eurem Abiball, der Abireise oder dem Abibuch finanziell unterstützen? Hier bekommen ihr Tipps für eine erfolgreiche Sponsorenakquise.

Da die Werbebudgets der Firmen in der Regel 1 bis 2 Jahre vor dem Abiball oder der Fahrt vergeben werden, sollte man sich zeitnah nach der Bildung des Finanzkomitees (Anfang 2. Semester) auch an die Sponsoren wenden. Des Weiteren muss man beachten, dass gerade bei größeren Unternehmen ein Spendenantrag durch mehrere Instanzen muss, bevor er genehmigt wird.

Als Erstes erstellt ihr ein Konzept. Denkt darüber nach, wie ihr euren Abiball, das Abibuch oder das Abishirt gestalten möchtet. Notiert diese Ideen übersichtlich angeordnet in einem Dokument. Zusätzlich notiert ihr darin eure Kontaktdaten und die Möglichkeiten der Werbeflächen, die der Sponsor nutzen darf. Die Art der Unterstützung (Sach- oder Geldspende) darf natürlich nicht fehlen.

Ein Beispiel eines solchen Konzeptes könnt ihr euch hier herunterladen: Download Sponsoringkonzept

Anschließend bereitet ihr die Anfrage vor. Vereinbart möglichst einen persönlichen Termin beim Geschäftsführer, Filialleiter oder dem Verantwortlichen für die Werbebudgets. Zum Termin nehmt ihr das vorgefertigte Konzept mit und stellt es kurz vor. Eine Zustellung per Fax, Mail oder Post ist nicht zu empfehlen, da es oft nicht an die richtige Person weitergeleitet wird und womöglich im Papierkorb landet.

Es kann vorkommen, dass euer Ansprechpartner um eine vorherige Zusendung des Konzeptes bittet, damit er sich besser auf den Termin vorbereiten kann, dann solltet ihr es ihm zeitnah zusenden.

Bei großen nationalen oder internationalen Unternehmen macht es meist kaum Sinn anzufragen, da ihr als Jahrgang zu wenig Personen/ Gäste und damit nicht interessant genug seid. In der Regel bringt es mehr Erfolg, wenn ihr euch an kleine Firmen in der Umgebung der Schule wendet bzw. an solche, bei denen ihr selbst Kunde seid. Sprich an alle, für die ihr potenzielle Kunden darstellt. Vielleicht haben auch Eltern von Mitschülern eine eigene Firma oder haben gute Kontakte (ggf. auch zu großen Unternehmen), da also auf jeden Fall noch einmal nachfragen! Denn Kontakte sind das A und O!

Fahrschulen, Banken (z.B. Sparkasse oder Commerzbank), Krankenkassen (z.B. Barmer GEK oder AOK), Versicherungen (z.B. Allianz, Signal Iduna), Autohäuser, Zeitungsläden, Discounter, Bäckereien, Solarien, Fitnessstudios, Frisöre, Reisebüros, Floristen, Fluglinien (z.B. Airberlin), Bekleidungsgeschäfte, Wohnungsbaugenossenschaften, BVG/ Deutsche Bahn, etc.

Eine neue Möglichkeit, um Geld für die Abikasse zu sammeln, bietet euch das Start-up Neue Masche: Das Unternehmen bietet verschiedene Arten von Produkten (z.B. Socken, Beanies, Postersets) an, die in schöne Boxen verpackt sind. Ihr nehmt bei Familie, Bekannten und Freunden Bestellungen auf und erhaltet pro verkaufter Box eine Spende über 4,- €. Einfacher geht es kaum und Socken kann schließlich jeder gebrauchen! Mehr Infos erfahrt ihr unter www.neuemasche.com

Sponsoren können die Sponsorenleistung (Geldspende) steuerlich geltend machen d.h. sie bekommen die Mehrwertsteuer wieder. Einige Firmen (z.B. euer Abiballanbieter) bieten die Möglichkeit an, dem Sponsor eine Rechnung zu erstellen. Bei dieser Variante ist darauf zu achten, dass die Firma dann den Geldeingang verbuchen muss. Das bedeutet, der Sponsor überweist unter Angabe der Rechnungsnummer an euren entsprechenden Anbieter. Natürlich werden die Sponsorengelder bei der jeweiligen Schlussrechnung von eurer Gesamtvertragssumme abgezogen.

Seite im Abibuch, Banner oder Plakate aufhängen, Flyer oder Kugelschreiber auslegen, Werbeauto vor die Location stellen, Erwähnung in der Eröffnungsrede oder einer Präsentation, kleiner Werbestand,…

• Firmenname bzw. vollständiger Name der Einzelperson
• genaue Adresse
• E-Mailadresse zum Versand der Rechnung
• Summe der Sponsorenleistung
• Posten der Übernahme (z.B. Locationmiete, Abibuch Coverseite, etc.)
• eventuelle Sonderwünsche / Besonderheiten

Eure Verhandlungen verliefen erfolgreich und ihr konntet den Sponsor für euch gewinnen? Dann ist es wichtig, dass ihr eine Vereinbarung/ einen Vertrag macht. So haben beide Seiten eine Absicherung, dass die jeweiligen Absprachen wirklich erfüllt werden. Hier könnt ihr einen Vertrag als Vorlage herunterladen. Download Vorlage Sponsorenvertrag