Eine gute Organisation eurer Abikasse ist ganz entscheidend für das Gelingen eurer Abiprojekte. Von der ordentlichen Dokumentation der Daten bis zur Kontrolle der Ein- und Auszahlungen, in jedem Bereich muss der Überblick behalten werden. Damit euch nichts durcheinander gerät, haben wir euch ein paar Tipps zur richtigen Handhabung zusammengestellt.

Für eine lückenlose Kontrolle der Ein- und Auszahlungen, notiert euch bitte alle Überweisungen. Natürlich kann man die Kontoauszüge auch als Übersicht nutzen, aber wenn ihr eine separate Liste erstellt, habt ihr die entsprechenden Informationen auf einen Blick und müsst euch nicht die Buchungstexte erneut durchlesen. Eine Vorlage solch einer Übersichtstabelle haben wir euch als Download anhand des Abiballkontos zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen für jedes Produkt eine separate Übersicht zu führen.

Download Zahlungsübersicht

Es passiert immer wieder, dass der Ein oder Andere aus eurem Jahrgang nicht rechtzeitig überweist. Setzt daher die Fristen für eure Mitschüler immer ca. 4 – 6 Wochen vor der eigentlichen Frist. So können eventuelle Reduzierungen oder Stornierungen rechtzeitig durchgeführt werden. Aber auch eure Zahlungen könnt ihr dann an die jeweilige Firma rechtzeitig leisten. Die Fristen findet ihr in der Regel in den jeweiligen Verträgen, auch ob eine Reduzierung oder Stornierung möglich ist.

Das Konto sollte regelmäßig z.B. 3 mal pro Woche kontrolliert werden und die Zahlungsübersicht auf den aktuellen Stand gebracht werden. So könnt ihr eventuelle Differenzen und Schwierigkeiten rechtzeitig erkennen und eingreifen bzw. mit eurem jeweiligen Partner das weitere Vorgehen besprechen. Also Zwischenabrechnungen nicht vergessen!

Es gibt die Möglichkeit die Kontoauszüge online einzusehen („Online Banking“) oder sich die Auszüge per Post zuschicken zu lassen bzw. bei der Bank auszudrucken. Die Onlinevariante ist kostenlos und die Zusendung wird meist von der Bank berechnet. Wenn man die Auszüge bei der Bank ausdruckt, muss man immer zur Bank gehen. Daher empfehlen wir euch, die Onlinevariante zu nutzen, da ihr so auch von zu Hause aus jeden Tag Einsicht nehmen könnt.

Von jeder Ausgabe (z.B. für das Programm, für Equipment für Aufführungen/ Basare, o.ä.) solltet ihr die entsprechenden Rechnungen/ Kassenzettel/ Quittungen immer aufheben. Auf diese Weise könnt ihr jederzeit nachvollziehen und nachweisen, wohin das Geld geflossen ist. Es kann passieren, dass Mitschüler/ Lehrer/ Eltern wissen wollen, wo das Geld geblieben ist, schließlich ist es auch ihr Geld. So kann euch keiner unterstellen, dass ihr das Geld in eure eigene Tasche steckt.

Wenn ihr die Übersichtstabelle mit allen Einnahmen sowie allen geplanten und getätigten Ausgaben regelmäßig führt, sollten alle Komiteemitglieder Zugang zu der Tabelle haben. Ihr könnt z.B. eine Tabelle in ausgedruckter Papierform führen und jedem Schüler zur Verfügung stellen, wobei sie dann nie ganz tagesaktuell ist. Einfacher funktioniert die Bereitstellung über ein Onlineportal wie z.B. Google Docs. Dort könnt ihr eine Tabelle anlegen und alle Komiteemitglieder, die einen Zugang haben, können regelmäßig den finanziellen Status einsehen und wenn nötig, ergänzen. Bsp. Komiteemitglied 1 kontrolliert das Konto und ergänzt die Übersicht und das Mitglied 2 hat von einem Sponsor Geld in bar erhalten. Beide Parteien tragen es in die Tabelle ein und alle Mitglieder haben den tagaktuellen Status. So kann keine Barzahlung (Ein-oder Ausgabe) vergessen werden.

Sobald es in die Schlussphasen der Planungen geht, müsst ihr eine Abrechnung machen. Dazu solltet ihr berechnen, ob die eingenommenen und ggf. erwirtschafteten Gelder ausreichen, um eure Produkte zu bezahlen. Dadurch könnt ihr auch nachvollziehen, ob die Mitschüler, die Produkte bei euch bestellt haben, auch wirklich bezahlt haben. Diese Endkontrolle sollte so gemacht werden, dass eventuell interessierte Mitschüler / Eltern / Lehrer Einsicht nehmen können und es auch nachvollziehen können.